Özlük dosyası ve KVKK: ne bulunmalı, ne bulunmamalı?

Özlük dosyası, İş Kanunu'nun işverene yüklediği bir yükümlülüktür; ancak uygulamada çoğu zaman bir yükümlülük değil, bir biriktirme alışkanlığı olarak işler. "Belki lazım olur" diye konulan her belge, korunması gereken bir kişisel veriye dönüşür ve riski büyütür.

Yasal çerçeve: İş Kanunu m.75

İş Kanunu'nun 75. maddesi, işverene çalıştırdığı her işçi için özlük dosyası düzenleme yükümlülüğü getirir. İşveren; işçinin kimlik bilgilerinin yanında, İş Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kaydı bu dosyada saklamak ve istendiğinde yetkili merciye göstermekle yükümlüdür.

Aynı madde bir sınır da çizer: işveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.

Bu iki cümle birlikte okunduğunda ortaya çıkan kural şudur: özlük dosyası, mevzuatın gerektirdiği belgelerin dosyasıdır — işverenin merak ettiği ya da ileride işine yarayabileceğini düşündüğü her şeyin değil.

Dosyada bulunması beklenen belgeler

Sektöre ve pozisyona göre değişmekle birlikte tipik içerik şudur:

• İş sözleşmesi ve varsa ekleri, görev tanımı,
• Kimlik bilgileri ve SGK işe giriş bildirgesi,
• Ücret bordroları ve ödeme kayıtları,
• Yıllık ücretli izin kayıtları,
• Fazla çalışma onayı ve kayıtları,
• İş sağlığı ve güvenliği eğitim kayıtları, kişisel koruyucu donanım teslim tutanakları,
• İşe giriş ve periyodik muayene raporlarının sonuç kısmı,
• Uyarı, savunma ve disiplin yazışmaları,
• İş ilişkisinin sona ermesine ilişkin belgeler (fesih bildirimi, ibraname, çalışma belgesi).

Dosyada bulunmaması gerekenler

Burası, uyum denetimlerinde en çok bulgu çıkan alandır:

• Sağlık raporunun teşhis içeren ayrıntısı. İşveren için gerekli olan sonuçtur: kişi bu işi yapabilir mi, hangi kısıtlarla? Teşhis bilgisi işyeri hekiminde kalmalıdır.
• Adli sicil kaydı. Özel mevzuatın açıkça aradığı pozisyonlar dışında istenmemelidir; ceza mahkûmiyeti verisi özel nitelikli veridir.
• Din, mezhep, siyasi görüş, sendika üyeliği. Bu bilgiler kural olarak işveren dosyasında yer almaz. Sendika aidatı kesintisi gibi mevzuattan doğan işlemler ayrı bir çerçevede değerlendirilir.
• Aile bireylerine ait ayrıntılı veriler. Asgari geçim indiriminin kaldırılmasıyla birlikte bu verilerin toplanmasına dayanak oluşturan gerekçelerden biri de ortadan kalkmıştır; hâlâ toplanıyorsa dayanağı yeniden değerlendirilmelidir.
• Gereksiz fotokopiler. Kimlik, ehliyet ve diploma fotokopilerinin saklanması ancak belirli bir hukuki sebebe dayanıyorsa mümkündür; "dosya dolu görünsün" mantığıyla saklanan fotokopi savunulamaz.
• Vesikalık fotoğraf. Amacı gösterilemiyorsa toplanmamalıdır.

Bu kalemlerin çoğu özel nitelikli veri rejimine tabidir; yalnızca toplanmaları değil, saklanma ve erişim koşulları da ağırdır.

Saklama süresi nasıl belirlenir?

Yaygın uygulama, tüm dosyaya tek bir süre atamaktır; doğrusu bu değildir. Özlük dosyası tek bir belge değil, farklı mevzuata tabi belgelerin toplandığı bir settir: iş hukukundan doğan alacaklar için öngörülen zamanaşımı süreleri, sosyal güvenlik mevzuatındaki saklama yükümlülükleri ve iş sağlığı-güvenliği mevzuatındaki kayıt süreleri birbirinden farklıdır.

Bu nedenle süre, belge türü bazında belirlenmeli ve saklama ve imha politikasındaki tabloya işlenmelidir. Süresi dolan belgeler, periyodik imha sürecinde re'sen imha edilir.

Sık yapılan hatalar

1. "Her ihtimale karşı" belge biriktirmek. Toplanmayan veri, korunması gerekmeyen veridir.
2. Dosyanın tamamına tek saklama süresi vermek. Belge türleri farklı mevzuata tabidir.
3. Erişimi sınırlamamak. Tüm İK ekibinin her dosyaya erişebilmesi, yetki daraltma ilkesiyle bağdaşmaz; fiziksel dosyalar kilitli dolapta tutulmalıdır.
4. Dijital kopyayı unutmak. Taranıp ortak klasöre atılan dosya, kâğıt nüsha imha edilse bile ortada durur.
5. İşten ayrılanı arşive atıp unutmak. İmha yükümlülüğü, iş ilişkisi bittikten sonra da işler.
6. Aydınlatma yapmadan belge istemek. Hangi belgenin hangi amaçla istendiği, aydınlatma metninde yer almalıdır.

Bütüncül gözden geçirme

Özlük dosyasının içeriğini değiştirmek — bir belgeyi istemeye başlamak ya da istemekten vazgeçmek — tek bir klasörle sınırlı kalmaz. Yeni bir belge isteniyorsa: kişisel veri envanterine yeni veri kategorisi olarak işlenmeli, hukuki sebebi tespit edilmeli, çalışan aydınlatma metni güncellenmeli, belge özel nitelikliyse ek tedbirler alınmalı, saklama ve imha politikasında süresi tanımlanmalı ve VERBİS kaydındaki veri kategorileriyle tutarlılık sağlanmalıdır.

Özlük dosyası, iş hukuku ile kişisel veri mevzuatının en çok kesiştiği noktadır; hangi belgenin hangi dayanakla isteneceği çoğu zaman tek başına KVKK okumasıyla belirlenemez. Bu nedenle dosya içeriğinizi hukuki destek alarak gözden geçirmenizi öneririz; Genç Partners bu kesişimde deneyimlidir. KVKK belge merkezi ise güncellenen İK metinlerinizin yayımlanmasını üstlenir.

Özet

• Özlük dosyası, mevzuatın gerektirdiği belgelerin dosyasıdır; biriktirme alanı değildir.
• Sağlık raporunun teşhis kısmı, adli sicil ve inanç/sendika bilgileri kural olarak dosyada yer almaz.
• Saklama süresi belge türü bazında belirlenir; tek süre yaklaşımı yanlıştır.
• Dijital kopyalar ve arşiv de imha kapsamındadır.

Bu yazı bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki danışmanlık yerine geçmez. Özlük dosyalarınızın içeriği ve saklama sürelerinin belirlenmesi için hukuki destek alınız.